Reunião sem decisão é atualização de status

A reunião acaba, todo mundo sai com a sensação de que foi produtiva, e na semana seguinte a mesma conversa acontece de novo com as mesmas pessoas.

Isso é o sintoma de reunião sem decisão. Ela informa, alinha, dá sensação de progresso e não move nada, porque ninguém saiu de lá tendo escolhido.

O teste antes de marcar

Duas perguntas. O que precisa ser decidido nesta reunião? E quem decide?

Se a primeira não tem resposta, não é reunião: é atualização, e atualização cabe em texto. Se a segunda não tem resposta, a reunião vai acabar em “vamos pensar”, que é o mesmo que não ter acontecido.

Atualização não precisa de agenda

O que a maioria das reuniões faz é sincronizar informação. Isso funciona melhor escrito: quem lê, lê no ritmo dele, e fica registrado pra quem não estava.

Reunião é cara porque multiplica o tempo pelo número de pessoas. Uma hora com cinco pessoas custa cinco horas. Se o resultado dessa hora podia ser um parágrafo, você comprou caro.

O que reunião faz bem

Decisão com informação incompleta, onde faltam pontos de vista. Conversa difícil, onde texto vira mal-entendido. Alinhamento de intenção, quando as pessoas discordam do objetivo e não da execução.

Nesses casos o tempo é bem gasto, porque a alternativa escrita seria pior.

O fechamento que muda tudo

Terminar dizendo em voz alta o que foi decidido, quem faz e até quando. Se ninguém conseguir formular essa frase, a decisão não aconteceu, e é melhor descobrir isso ali do que uma semana depois.

Escrever essa frase e mandar pra quem estava custa dois minutos e evita a reunião de novo.